Poskytování cestovních náhrad je upraveno především zákoníkem práce. Pro některé osoby však platí i jiné speciální předpisy, přičemž některé z nich odkazují z hlediska poskytování cestovních náhrad na zákoník práce.
Z úpravy uvedené v zákoníku práce vyplývá, že poskytování cestovních náhrad je pracovněprávní záležitostí a že se tak týká osob v pracovněprávním anebo podobném vztahu, tj. při vykonávání tzv. závislé práce. To zdůrazňuje také § 151 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění (dále jen "ZP"), podle kterého je zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytovat náhradu výdajů, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s výkonem práce v rozsahu a za podmínek uvedených v části sedmé (§ 151 až § 190 ZP) zákoníku práce. Podle § 152 ZP a dalších cestovní náhrady přísluší zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu, příp. jinou cestu uvedenou v tomto ustanovení a v některých dalších případech.
Pro cestovní náhrady poskytované při služebních cestách platí jiné předpisy než zákoník práce, např. zákon č. 234/2014 Sb., o státní službě, zákon č. 361/2003 Sb., o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů, zákon č. 221/1999 Sb., o vojácích z povolání, a další. Tyto předpisy zpravidla na některá ustanovení zákoníku práce odkazují, základní východiska platná pro služební cesty jsou však jiná než ta, která se týkají pracovních cest. Takže pouze připomínám, že na služební cestu může být vyslána pouze osoba, na kterou se uvedené předpisy vztahují. Zaměstnanec obchodní korporace, družstva, příspěvkové organizace zřízené samosprávnými celky, vysoké školy apod. nemůže být nikdy vyslán na služební cestu.
Za cestovní náhrady se podle § 156 odst. 3 ZP považují pouze náhrady poskytnuté zaměstnanci v souladu s § 152 ZP. Zaměstnanci je jeho zaměstnavatel, při splnění podmínek uvedených v zákoníku práce, povinen tyto náhrady poskytnout. Cestovní náhrady tak zaměstnanci ze zákona přísluší a zaměstnanec nemůže zaměstnavatele zprostit povinnosti mu tyto náhrady poskytnout (viz § 346c ZP).
ZAMĚSTNANCI
Podle § 6 ZP je zaměstnancem fyzická osoba vykonávající závislou práci v základním pracovněprávním vztahu, kterým je podle § 3 ZP pracovní poměr a právní vztahy založené dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr. Zaměstnavatel je tedy, za podmínek uvedených v zákoníku práce, povinen cestovní náhrady poskytovat těmto osobám:
a) zaměstnancům v pracovním poměru, tj. v pracovním poměru ve smyslu ustanovení § 33 ZP a dalších, ať je zaměstnavatelem podnikatelský subjekt (právnická osoba či fyzická osoba-podnikatel), příspěvková organizace, nezisková organizace, územně samosprávný celek anebo Česká republika zastoupená organizační složkou státu, ať pracovní poměr vznikl na základě pracovní smlouvy, volby anebo jmenování. S těmito osobami není potřeba poskytování cestovních náhrad sjednávat, neboť povinnost zaměstnavatele jim cestovní náhrady poskytnout zcela jednoznačně vyplývá z § 151 ZP.
b) osobám, s nimiž byla sjednána dohoda o pracích konaných mimo pracovní poměr, tj. dohoda o provedení práce (§ 75 ZP) anebo dohoda o pracovní činnosti (§ 76 ZP). V obou těchto případech však lze cestovní náhrady poskytnout pouze v případě, že poskytování cestovních náhrad bylo sjednáno (viz § 155 ZP).
Přestože je to jednoznačné, je zřejmě neustále třeba připomínat, že zaměstnavatel poskytuje cestovní náhrady zaměstnanci (svému zaměstnanci), nikoliv osobě, která jeho zaměstnancem není (některé další výjimky jsou uvedeny níže) a tedy také, že zaměstnanci poskytuje cestovní náhrady jeho zaměstnavatel, nikoliv v zásadě jiný subjekt.
ZAMĚSTNANCI Z HLEDISKA ZÁKONA O DANÍCH Z PŘÍJMŮ
Protože pochopitelnou snahou každého zaměstnavatele je, aby cestovní náhrady byly jeho daňově uznatelným nákladem, je vhodné připomenout, že pro účely zákona o daních z příjmů (dále jen "ZDP") se za zaměstnance považují nejen zaměstnanci podle zákoníku práce, ale také některé osoby, které nemají a ani nemohou mít na příslušnou činnost sjednán pracovněprávní vztah. Podle § 6 odst. 2 ZDP to jsou také osoby uvedené v § 6 odst. 1 písm. b) a c) ZDP, tj. např.:
-
společníci a jednatelé společností s ručením omezeným,
-
členové orgánů právnických osob, jako např. předseda nebo člen představenstva a. s., dozorčí rady a. s., správní rady, kontrolní komise apod., člen zastupitelstva obce, kraje, apod.
-
komanditisté komanditních společností.
Pokud jde v této souvislosti o to, zda člen orgánu právnické osoby musí mít současně nějaké příjmy (odměnu) za činnost v orgánu právnické osoby nebo za výkon příslušné funkce, pak lze odkázat na závěr jednání Koordinačního výboru s Komorou daňových poradců a Generálním finančním ředitelstvím (dostupné na https://www.kdpcr.cz/odborna-stanoviska/koordinacni-vybory) o příspěvku č. 520/02.05.18.
Vzhledem k tomu, že výše uvedené osoby nejsou v zásadě osoby, s nimiž by byl uzavřen na předmětnou činnost, výkon funkce apod., pracovněprávní vztah, není možno konstatovat, že jim cestovní náhrady podle zákoníku práce přísluší. Lze pouze uvést, že cestovní náhrady poskytnuté jim ve stejné výši jako zaměstnancům, jsou daňově uznatelným nákladem příslušné společnosti či organizace. Ze stejného důvodu se na tyto osoby nevztahuje mj. ani výše uvedené ustanovení § 346c ZP.
JINÉ OSOBY
Výjimkou ze shora uvedené základní zásady, podle které zaměstnavatel poskytuje cestovní náhrady svému zaměstnanci, je podle § 188 odst. 4 ZP povinnost poskytnout stravné zaměstnanci zahraničního subjektu, který byl do tuzemska vyslán na základě dohody o vzájemné výměně zaměstnanců se zahraničním subjektem, pokud je v této dohodě poskytování stravného sjednáno.
Další výjimky, kdy je stanoveno anebo umožněno poskytovat cestovní náhrady osobě, která není zaměstnancem poskytovatele cestovních náhrad, jsou uvedeny v jiných předpisech, a to např. v ustanoveních:
-
§ 184 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, ve znění pozdějších předpisů,
-
§ 15 odst. 9 zákona č. 111/1998 Sb., zákon o vysokých školách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "ZVŠ"),
-
§ 81 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů,
-
§ 56 zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů.
Jde zejména o případy tzv. jiných úkonů v obecném zájmu a případy podobné.
Podle § 184 odst. 1 zákona č. 561/2004 Sb. je účast členů ve zkušební komisi pro závěrečné zkoušky, maturitní zkoušky, absolutorium v konzervatoři, absolutorium a činnost komisaře jiným úkonem v obecném zájmu, při němž se těmto osobám poskytují cestovní náhrady za podmínek a ve výši stanovených v části sedmé zákoníku práce s tím, že za pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad se považuje bydliště těchto osob. Poskytovatelem těchto náhrad uvedeným osobám není jejich zaměstnavatel, ale škola, ve které se zkoušky konají. Zaměstnavatel pedagoga, který jede např. vykonávat do jiné školy činnost člena maturitní komise, tomuto svému zaměstnanci za takovou cestu cestovní náhrady poskytnout nemůže, protože nejde o pracovní cestu, na kterou by ho mohl za uvedeným účelem do jiné školy vyslat. Jak je uvedeno výše, cestovní náhrady osobám uvedeným v citovaném ustanovení poskytuje škola, ve které se zkoušky konají. Přestože tedy předseda či člen zkušební komise nejsou zaměstnanci školy, v níž se zkoušky konají, poskytuje jim tato škola cestovní náhrady, a to prakticky tak, jako by konali pracovní cestu ze svého bydliště do dané školy a zpět. Obdobná výjimka je uvedena v § 15 odst. 9 zákona č. 111/1998 Sb., která se týká členů správní rady veřejné vysoké školy. Podle uvedeného ustanovení je činnost členů správní rady veřejné vysoké školy úkonem v obecném zájmu, přičemž těmto osobám poskytuje cestovní náhrady veřejná vysoká škola podle zákoníku práce.
Pokud jde o členy orgánů veřejné vysoké školy uvedených v § 7 zákona č. 111/1998 Sb., tj. členům akademického senátu, vědecké rady a disciplinární komise, tak ti jsou, stejně jako členové statutárních a jiných orgánů právnických osob, považováni z hlediska ZDP za zaměstnance a lze jim cestovní náhrady poskytnout při cestách souvisejících s jejich činností v příslušném orgánu vysoké školy, s výjimkou jejich cest do sídla vysoké školy. Členům Rady Akreditačního úřadu a členům hodnoticích komisí přísluší cestovní náhrady ve stejném rozsahu, výši a za podmínek jako zaměstnancům v pracovním poměru s tím, že za pravidelné pracoviště se považuje místo jejich pobytu. Cestovní náhrady jim poskytuje MŠMT (viz § 83a odst. 5 zákona č. 111/1998 Sb.). Stejně tak tomu je u členů Přezkumné komise Akreditačního úřadu (viz § 83d odst. 2 zákona č. 111/1998 Sb.). Studentům se obecně žádné cestovní náhrady neposkytují (student není zaměstnanec školy), výjimkou jsou náhrady poskytnuté z prostředků projektů ESF, grantů apod. podle pravidel stanovených v pravidlech čerpání příslušných prostředků. Lze však s nimi sjednat v souvislosti s nějakou činností ve prospěch školy dohodu o pracích konaných mimo pracovní poměr (viz výše).
Pokud jde o členy zastupitelstva obce či kraje, je v uvedených ustanoveních zákona o obcích a zákona o krajích uvedeno,…
