Vnitřní firemní předpisy v roce 2007

     Základní ustanovení týkající se pracovněprávních vztahů obsahuje zákoník práce a předpisy na něj navazující. Ovšem každý zaměstnavatel potřebuje upravit jednak normy uvedené v zákoníku práce a jednak obecné normy vztahující se k jeho činnosti podle svých potřeb. K tomu slouží buď kolektivní smlouvy, nebo vnitropodnikové předpisy, které zaměstnavatel vydává v potřebném rozsahu. Zvýšenou potřebu vnitropodnikových předpisů vyvolává také nový zákoník práce, který je postaven na principu „co není zakázáno, je dovoleno“.

     V současné době jedinou „konkurencí“ vnitropodnikových předpisů jsou kolektivní smlouvy, které uzavírají organizace, v nichž funguje odborový orgán a v nichž se řeší základní vztahy mezi zaměstnavateli a zaměstnanci v jednotlivých podnicích a nároky zaměstnanců nad rámec nároků, které vyplývají ze zákoníku práce. Dojde-li k nesouladu v některých ustanoveních mezi kolektivní smlouvou a vnitřním předpisem, platí ustanovení uvedené v kolektivní smlouvě. Vnitřní předpisy vydává zaměstnavatel všude tam, kde konkrétní situaci řeší právní předpis pouze obecně, nebo kde se připouští několik variant, ale zaměstnavatel potřebuje dosáhnout jednoznačného řešení. Proto každý vnitřní podnikový předpis musí být vydáván písemně a musí s ním být seznámeni všichni zaměstnanci dříve, než vstoupí v účinnost.

     Vnitřní podnikové předpisy lze vydávat buď ke stanovení konkrétních pravidel nutných pro hladký chod podniku, nebo k nahodile vzniklé konkrétní situaci, kterou je třeba jednoznačně řešit.

     Podle důvodové zprávy s ohledem na to, že se podle § 363 odst. 2 zákoníku práce od úpravy vnitřního předpisu uvedené v § 305 ZP nemohou účastníci pracovněprávních vztahů odchýlit, nebude moci být vydán vnitřní předpis u zaměstnavatele, u něhož působí odbory bez jejich souhlasu vyjádřeného v kolektivní smlouvě.

     A nyní již k jednotlivým vnitřním předpisům.

     V organizačním řádu se řeší:

1. postavení podniku a forma jeho podnikání,

2. pravomoci a odpovědnost jednotlivých vedoucích zaměstnanců,

3. zásady a formy řídící činnosti

   • pracovní porady a způsob jejich vedení

   • vydávání podnikových předpisů a vnitropodnikových informací (oběžníky, informační bulletin apod.),

4. způsob podávání informací jednak úředním orgánům a institucím a jednak soukromým osobám, např. novinářům,

5. písemný styk

   • vnitřní, tj. spisová služba, příjem, oběh, vyřizování, rozmnožování, archivování a vyřazování písemností,

   • vnější, tj. např. evidence došlé pošty, termíny vyřizování dopisů, žádostí, stížností,

6. základní povinnosti a práva vedoucích zaměstnanců,

7. organizační schéma podniku s vazbami na vedoucího podniku a mezi jednotlivými podnikovými útvary.

     Jak je již zřejmé z výčtu obsahu organizačního řádu, vydávají ho především střední a velké podniky, kde by mohlo docházet k překrývání kompetencí vedoucích organizačních jednotek a způsobu řízení jejich útvarů. Vydáním nového zákoníku práce se v podstatě nic nemění na vydávání organizačního řádu, ani v jeho obsahu.

     Obecná pravidla pro vydávání pracovního řádu upravuje § 305 a 306 zákoníku práce, kde se říká, že zaměstnavatelé mohou vydávat pracovní řády. To znamená, že ne každý zaměstnavatel musí vydat pracovní řád. Tuto povinnost mají pouze státní orgány a jim na roveň postavené organizace uvedené v § 303 odst. 1 zákoníku práce, to znamená především státní a správní orgány. Ovšem vydání pracovního řádu v kterémkoliv podniku svědčí o dobré organizaci práce, protože se v něm blíže rozvádějí a upravují ustanovení zákoníku práce v souladu s konkrétními podmínkami podniku.

     Tam, kde v podniku působí odborový orgán, může být vydán pracovní řád pouze se souhlasem tohoto orgánu, což je podstatným rozdílem vůči dřívějšímu stavu. Existuje-li v podniku kolektivní smlouva, může obsahovat pracovní řád pouze taková ustanovení, která nejsou obsažena v kolektivní smlouvě. Pokud by došlo v některém případu k duplicitě, pak má přednost ustanovení kolektivní smlouvy před vnitřním předpisem zaměstnavatele.

     Pracovní řád je závazný jak pro zaměstnavatele, tak i pro všechny zaměstnance, včetně osob pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, případně osob dočasně přidělených do podniku. Proto musí být vydán písemně, musí s ním být seznámeni všichni zaměstnanci a musí být umístěn na přístupném místě, aby byl dosažitelný při řešení případných nejasností nebo sporů.

     Pracovní řád by měl obsahovat buď taková ustanovení, která nejsou v zákoníku práce nebo v předpisech na něj navazujících uvedena, nebo která jsou formulována pouze obecně a vnitřní předpis je konkretizuje. Dále pak v případech, kdy poskytuje zaměstnavatel výhodnější řešení v souladu s ustanoveními zákoníku práce. V následujícím přehledu uvádíme všechny oblasti, kde může docházet k úpravám ve vnitřním předpisu. To však neznamená, že by každá společnost musela všechny tyto oblasti uvádět ve svém předpisu.

     Zvolit může pouze ty, které se vztahují na činnosti jí prováděné a v ostatních případech se pak odvolá na znění zákoníku práce.

1. 1.1 Rozsah platnosti
2. 1.2 Způsob seznámení s pracovním řádem
3. 1.3 Informace o dalších pracovněprávních předpisech a vnitřních předpisech zaměstnavatele

1. 2.1 Vznik pracovního poměru
2. 2.2 Změny pracovního poměru
3. 2.3 Skončení pracovního poměru

     Zde by se měl uvádět především způsob výběru zaměstnanců, kteří se ucházejí o práci (výběrové řízení, konkurs apod.). To se až dosud v zákoníku práce neřešilo.

     V této části je vhodné dále uvést zejména to, jaké další náležitosti by měla obsahovat pracovní smlouva a také informace o obsahu pracovního poměru a o povinnostech, které z něho pro zaměstnance vyplývají.

     V případě skončení pracovního poměru výpovědí danou zaměstnavatelem je třeba uvést konkrétní výši odstupného a termín jeho vyplacení.

NEJČASTĚJŠÍ CHYBY:

• uzavírání jiných právních vztahů místo pracovní smlouvy;

• provádění změn pracovních činností příkazem zaměstnavatele bez souhlasu zaměstnance.

1. 3.1 Povinnosti zaměstnavatele
2. 3.2 Povinnosti zaměstnance
3. 3.3 Předávání funkcí a zastupování

     V této části je třeba konkrétně stanovit povinnosti jak zaměstnavatele, tak i zaměstnance a případně řešit i postup při předávání funkcí, pokud již nebyl řešen v organizačním řádu.

NEJČASTĚJŠÍ CHYBY:

• rozšiřování nebo změny povinností zaměstnance bez jeho souhlasu;

• skončení zaměstnání bez předání funkce nebo pracovní činnosti.

1. 4.1. Délka pracovní doby
2. 4.2. Rozvržení směn
3. 4.3. Záznam příchodu, odchodu a přerušení pracovní doby
4. 4.4. Práce přesčas a pracovní pohotovost, poskytování náhradního volna
5. 4.5 Kratší pracovní doba a jiné úpravy pracovní doby
6. 4.6. Pružná pracovní doba (základní pracovní. doba, volitelná pracovní. doba, odpracování týdenního fondu pracovní doby)
7. 4.7. Přestávky na jídlo a oddech.

     V této části dochází ke změně v pojetí pracovní pohotovosti, za kterou se nově pokládá pouze pohotovost na sjednaném místě mimo pracoviště. Současně je třeba řešit i způsob jejího nařizování a povolání zaměstnance na pracoviště.

     Dále by měl zaměstnavatel s případným souhlasem odborové organizace stanovit konkrétní délku pracovní doby, způsob její evidence a její případné rozvržení do směn. Bude-li v podniku zavedena pružná pracovní doba, pak je třeba stanovit, pro které útvary bude zavedena, jaká je základní pracovní doba a po jakou dobu může zaměstnanec být na pracovišti. V této části je absolutní novinkou možnost uplatnění konta pracovní doby v rámci nerovnoměrně rozvržené pracovní doby, zejména u sezónních prací. Proto tam, kde má být uplatněno, je třeba této problematice věnovat zvýšenou pozornost i v pracovním řádu. Bude-li v rámci nepravidelně rozvržené pracovní doby uplatněno konto pracovní doby, pak je třeba v pracovním řádu konkretizovat, ve kterých útvarech nebo dílnách bude zavedeno, na jaké období a kdo povede účty pracovní doby jednotlivých zaměstnanců a evidenci odpracované doby, dále kolik se bude vyplácet pevné mzdy.

     Je třeba určit pro všechny zaměstnance, jak bude probíhat přestávka na jídlo a oddech (od kolika do kolika hodin). V případě, že se někteří zaměstnanci nemohou vzdálit ze svého pracoviště, stanovit jejich okruh a způsob, jak jim podnik umožní stravování.

     U práce přesčas je třeba konkretizovat, kdo je oprávněn nařizovat nebo souhlasit s konáním práce přesčas, kdo vede její evidenci a kdo povoluje poskytování náhradního volna nebo její proplácení. Totéž platí i při případném nařizování práce ve svátek nebo ve dnech pracovního klidu. U práce přesčas je dále třeba stanovit pravidla pro počítání odpracovaných hodin přesčas u pružné pracovní doby a zejména u konta pracovní doby.

NEJČASTĚJŠÍ CHYBY:

• nedostatečná evidence pracovní doby, kniha příchodu a odchodu je na chodbě a každý si tam zapisuje svůj příchod a odchod podle svého uvážení;

• nedodržování doby přestávky na jídlo a oddech;

• špatná evidence přesčasové práce.

1. 5.1. Povinnosti zaměstnavatele při zajišťování bezpečnosti v práci

   1. povinnost informovat zaměstnance o pracovních rizicích,

   2. provádění bezpečnostních prověrek,

   3. informace o zdravotnickém zařízení, které poskytuje zaměstnancům lékařskou péči,

   4. poskytování osobních ochranných prostředků ochranných oděvů a obuvi, nápojů a mycích a čistících prostředků (vyhl. č. 279/1998 Sb.),

   5. zákaz pití alkoholických nápojů, kouření na pracovištích a užívání drog,

   6. osoby pověřené kontrolou nad dodržováním shora uvedených zákazů a postih zaměstnanců, kteří zákazy porušili.

2. 5.2. Povinnosti zaměstnanců při pracovním úrazu
3. 5.3. Povinnosti zaměstnavatele při vzniku pracovního úrazu
4. 5.4. Účast zaměstnanců na řešení otázek bezpečnosti a ochrany zdraví
5. 5.5 Informace odborové organizaci o opatřeních na úseku bezpečnosti práce.

     Ani v této oblasti nedochází k výraznějším změnám v novém zákoníku práce.

NEJČASTĚJŠÍ CHYBY:

• zaměstnanci nejsou dostatečně informováni o pracovních rizicích,

• neprovádějí se bezpečnostní prověrky;

• zaměstnanci nejsou dostatečně vybavováni osobními ochrannými prostředky.

1. 6.1. Na straně zaměstnance

   1. povinnosti zaměstnance při vzniku překážky (jejich oznamování zaměstnavateli);

   2. důležité osobní překážky;

   3. mateřská a rodičovská dovolená;

   4. překážky v práci z důvodu obecného zájmu;

   5. jiné úkony v obecném zájmu;

   6. překážky z důvodu školení nebo studia;

   7. poskytování neplaceného volna.

2. 6.2. Na straně zaměstnavatele

   1. prostoje a přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy;

   2. jiné překážky na straně zaměstnavatele.

     V této části je třeba uvést jednak požadované způsoby oznámení o vzniku překážky a době jejího trvání, dále rozsah poskytovaného volna placeného případně neplaceného u jednotlivých druhů překážek.

     Pokud jde o mateřskou a rodičovskou dovolenou, je třeba v pracovním řádu uvést, že se nově bude poskytovat mateřská dovolená v rozsahu 31 týdnů pouze ženám, které měly vícečetný porod. Rovněž je třeba zdůraznit, že o rodičovskou dovolenou musí žena písemně požádat před jejím nástupem a současně musí uvést dobu jejího předpokládaného trvání.

     U překážek z důvodu obecného zájmu se nově uvádí výkon veřejné funkce, kde se poskytuje volno nejvýše v rozsahu 20 směn.

     V pracovním řádu je rovněž třeba stanovit pravidla pro poskytování neplaceného volna (kdo je oprávněn ho poskytovat a jak se zdůvodňuje požadavek na jeho poskytnutí).

     Pokud jde o prostoje nebo přerušení práce z povětrnostních důvodů, zde prakticky nedochází k žádné změně vůči dosavadnímu zákoníku práce. Pokud jde o ostatní překážky na straně zaměstnavatele, zákoník připouští, aby v podnicích, kde funguje odborová organizace a dojde k dohodě s ní, zaměstnavatel vyplácel náhradu ve výši nejméně 60 % průměrného výdělku. Ovšem nově se upravuje možnost stanovit výši náhrady v podnicích, kde není odborová organizace a až dosud musel zaměstnavatel proplácet náhradu mzdy ve výši 100 % průměrného výdělku. Nově se připouští možnost, aby zaměstnavatel projednal důvody pro poskytování náhrady s příslušným úřadem práce a dohodl s ním výši náhrady, kterou bude proplácet.

NEJČASTĚJŠÍ CHYBY:

• pozdní oznamování vzniklé překážky v práci zaměstnanci;

• zaměstnavatelé, u nichž není odborová organizace, při překážkách v práci vyplácejí zaměstnancům pouze 60 % průměrného výdělku místo 100 %.

1. 7.1. Rozsah dovolené
2. 7.2. Stanovení plánu dovolených
3. 7.3. Způsob čerpání dovolené (žádost o čerpání, přerušení dovolené, postup při nevyčerpání celé dovolené)
4. 7.4. Čerpání dovolené při změně zaměstnavatele
5. 7.5. Krácení dovolené (za omluvené nepřítomnosti v práci, za neomluvenou absenci)

     V této části je třeba stanovit konkrétní délku dovolené a případy, v nichž bude poskytována dodatková dovolená, a podmínky pro její poskytování dle § 215. Dále je třeba vypracovat konkrétní postup pro stanovení doby čerpání dovolené, kterou musí zaměstnavatel určit nejméně v rozsahu čtyř týdnů v příslušném kalendářním roce, a stanovit důvody, pro které lze převádět nevyčerpanou část dovolené do příštího roku.

     V oblasti dovolené nedochází v podstatě k žádným změnám oproti dosavadnímu zákoníku práce. Změna nastává pouze při bezprostřední změně zaměstnavatele v průběhu měsíce, kdy nově za měsíc, kdy došlo ke změně zaměstnavatele, poskytuje dovolenou po dohodě obou zaměstnavatelů nový zaměstnavatel.

NEJČASTĚJŠÍ CHYBY:

• zaměstnavatelé počátkem roku nevypracují plán dovolených a často nařizují dovolenou zaměstnancům při nedostatku práce v době kratší než 15 dnů;

• zaměstnavatelé sobě i jiným vedoucím pracovníkům nechávají proplácet nevyčerpanou dovolenou.

1. 8.1. Povinnosti zaměstnavatele při zajišťování potřebné kvalifikace zaměstnanců
2. 8.2. Povinnosti zaměstnavatele a zaměstnance při poskytování pracovních úlev a hmotného zabezpečení a sepsání dohody o setrvání v organizaci (§ 143 ZP)
3. 8.3. Lékařská vyšetření na pracovišti a návštěva zdravotnických zařízení v pracovní době
4. 8.4. Stravování zaměstnanců
5. 8.5. Uložení svršků zaměstnanců a dopravních prostředků
6. 8.6. Zaměstnávání osob se zdravotním postižením
7. 8.7. Pracovní podmínky žen (zákazy některých prací těhotným ženám)
8. 8.8. Mateřská a rodičovská dovolená
9. 8.9. Pracovní podmínky mladistvých

     Zde by se měly objevit konkrétní návrhy na zlepšení bezpečnosti a vzhledu pracovišť. Systém odměn, které bude zaměstnavatel poskytovat zaměstnancům za věrnost podniku, dosažení věku 50 let, odchod do důchodu, účast na likvidaci požárů, živelních pohrom a jiných mimořádných událostí, možnosti a způsob zvyšování kvalifikace, způsob stravování a výše poskytovaných příspěvků zaměstnancům, případně bývalým zaměstnancům. Nový zákoník práce umožňuje poskytování výhodnějšího stravování i během dovolené nebo pracovní neschopnosti zaměstnanců.

NEČASTĚJŠÍ CHYBY:

• zaměstnavatelé se brání zaměstnávání osob se zdravotním postižením;

• zaměstnavatelé nerespektují váhové limity u žen a těhotných žen;

• zaměstnavatelé nevyžadují, aby ženy požádaly o rodičovskou dovolenou s uvedením doby jejího trvání.

1. 9.1. Všeobecná povinnost (všichni zaměstnanci na všech stupních řízení jsou povinni soustavně kontrolovat, zda zaměstnanci plní své pracovní úkoly tak, aby nedocházelo ke škodám, a to nejen na majetku zaměstnavatele, ale i ve vztahu k životnímu prostředí)
2. 9.2 Předcházení škodám
3. 9.3. Obecná odpovědnost zaměstnanců
4. 9.3. Povinnosti vedoucích zaměstnanců
5. 9.4. Dohody o hmotné odpovědnosti (vymezení funkcí u nichž se vyžaduje uzavření dohody)
6. 9.5. Odpovědnost za schodek
7. 9.6. Hodnoty svěřené k vyúčtování (zboží na prodejnách a ve skladech, vratné obaly, finanční prostředky, poukázky na pohonné hmoty, stravenky atd.)
8. 9.7. Inventarizace (kdy se provádí a způsob provádění)
9. 9.8. Zproštění odpovědnosti
10. 9.9 Rozsah náhrady škody
11. 9.10. Odpovědnost za ztrátu svěřených prostředků
12. 9.11 Odpovědnost za vyrobení zmetku
13. 9.12. Škodní komise
14. 9.13. Obecná odpovědnost zaměstnavatele
15. 9.14. Škoda vzniklá pracovním úrazem nebo nemocí z povolání
16. 9,15. Druhy odškodňování (ztráta na výdělku, bolestné a ztížené společenské uplatnění, náklady spojené s léčením a věcné škody)
17. 9,16. Smrtelné úrazy a nemoci
18. 9.17. Evidence úrazů
19. 9.18. Odpovědnost za škodu na odložených věcech
20. 9.19. Pojištění škod
21. 9.20 Ostraha podniku

     Zde by měli zaměstnavatelé věnovat pozornost zejména písemnému sjednávání dohod o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách a za ztrátu svěřených předmětů.

     U svěřených předmětů v hodnotě nad 50 000 Kč se v novém zákoníku vyžaduje uzavření písemné dohody o odpovědnosti za jejich ztrátu. Rovněž je vhodné uvést konkrétní postup při uplatnění náhrady škody při společné odpovědnosti za škodu.

NEJČASTĚJŠÍ CHYBY:

• zaměstnavatelé požadují uhrazení škody bez souhlasu zaměstnance;

• zaměstnavatelé stanoví finanční pokuty za nedodržování povinností zaměstnanců nebo porušení pracovního řádu;

• zaměstnavatelé nesprávně evidují pracovní úrazy a zakrývají je.

1. 10.1. Příklady druhů porušení pracovní kázně (méně závažné, závažné, zvlášť hrubým způsobem)
2. 10.2. Postup při jednání o porušení pracovní kázně
3. 10.3. Postup při podávání stížností a jejich vyřizování
4. 10.4. Ochrana obchodního tajemství a postih za její porušení
5. 10.5. Ochrana osobních údajů a hlášení jejich změn a postih za porušení
6. 10.6 Uplatňování konkurenční doložky

     V této části je třeba zpracovat postup při uplatňování sankcí za jednotlivé druhy porušení pracovní kázně, dále konkretizovat, které výrobní procesy, postupy nebo činnosti podléhají obchodnímu tajemství a které osobní údaje jsou chráněné a kdo má k nim přístup.

NEJČASTĚJŠÍ CHYBY:

• zaměstnavatelé paušálně uplatňují v pracovní smlouvě konkurenční doložku, aniž by šlo o zaměstnance, který má přístup k obchodnímu tajemství, a neposkytují kompenzaci za konkurenční doložku;

• zaměstnanci nehlásí včas změny v osobních údajích.

     Protože většinu uvedených bodů řeší zákoník práce nebo předpisy na něj navazující, postačí vždy pouze odvolání na příslušné ustanovení zákoníku práce a podrobně je třeba rozvést zejména náležitosti, které zaměstnavatel upravuje buď nad rámec zákoníku práce tam, kde mu to zákon umožňuje, nebo ustanovení, která nejsou v zákoníku buď vůbec uvedena, nebo jsou uvedena pouze rámcově a vnitřní předpis by měl formulovat konkrétněji jejich znění. Pochopitelně pracovní řád by měl obsahovat pouze ty body, které potřebuje zaměstnavatel řešit konkrétnějším způsobem, než je obsažen v zákoníku práce, nebo kde poskytuje výhody nad rámec zákoníku. Ovšem vzhledem k možnosti obecného použití jsme v článku uvedli všechny oblasti, které se v praxi mohou vyskytovat.

     Jednou z nejdůležitějších oblastí, která zajímá všechny zaměstnance, jsou mzdové předpisy. Mzdové předpisy může obsahovat pracovní řád, ale v praxi je výhodnější, když podnik vydá samostatný mzdový předpis, protože v této oblasti dochází často k různým změnám, a není proto třeba neustále pracovní řád měnit, nýbrž postačí pouze upravit znění vnitřního mzdového předpisu. Proto ho i v tomto návodu uvádíme jako samostatný předpis.

     K nejvýraznějším formálním změnám došlo ve vnitřních mzdových předpisech, protože se nově stávají součástí zákoníku práce a v něm jsou řešeny pouze obecně. V zákoníku práce se nově stanoví, že mzda nebo plat se sjednává v kolektivní smlouvě, mzdovým nebo platovým výměrem, v pracovní smlouvě nebo v jiné smlouvě. Vzhledem k tomu, že sjednávání mzdy nebo platu v pracovní smlouvě je nepraktické, protože každá změna by vyžadovala změnu pracovní smlouvy a tím i předchozí souhlas zaměstnance, je vždy výhodnější stanovit mzdu nebo plat samostatným výměrem a pro jednotný postup vydat vnitřní mzdový (platový) předpis. Zatímco u mzdy se ponechává zaměstnavateli značná volnost při způsobu jejího stanovení, u platu musí vycházet z mantinelů, které jsou nově stanoveny zákoníkem práce.

     Mzda by se v něm měla skládat ze tří složek:

1. základní (zaručené) mzdy, která by měla zaměstnancům zajišťovat existenční jistotu,

2. pohyblivých složek, které by měly zajišťovat odměnu za pracovní úsilí zaměstnance, za jeho kvalitní práci a snahu zvyšovat si kvalifikaci,

3. příplatků za práci, které by měly zhodnocovat mimořádné pracovní podmínky.

     Všechny tyto mzdové složky by měl rozvádět a konkretizovat vnitřní mzdový…