V současné době, kdy informační technologie a další
elektronické pomůcky umožňují pouhým stisknutím tlačítka přenést najednou
obrovské množství informací z jednoho konce světa na druhý, vyvstává problém
ochrany osobních údajů konkrétní osoby obzvlášť palčivě. Podíváme-li se do tzv.
„kádrových“ dotazníků a dalších písemností, které obsahovaly personální spisy
před listopadem 1989, zjistíme, že se shromažďovaly nejen veškeré údaje o
zaměstnanci (např. členství v politické straně, náboženské přesvědčení,
národnost atd.), ale také - dle dnešní právní úpravy (zákon č. 101/2000 Sb., o
ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, dále jen „ZoOU“) - další
citlivé údaje o příbuzných (např. děti, manželka, tchán, tchýně, sourozenci
atd.).
V tehdejší době neměl občan na vybranou a tyto údaje
sám poskytl, popřípadě byly zjišťovány „zpravodajskou“ cestou, ovšem vzhledem k
demokratizaci našeho systému se jeví dnes tento způsob jako naprosto
nepřípustný. Přesto se nezřídka setkáváme v praxi s tím, že zaměstnavatel dále
používá „staré“ typy formulářů a řadu předepsaných údajů nadále po uchazeči,
resp. zaměstnanci požaduje. Zejména národnost, údaje o příbuzných (zaměstnání
manželky, dospělých dětí, adresy jejich trvalého pobytu), často dokonce údaje o
zdravotním stavu atd. Při jednáních s personalisty pak na otázku, zda tyto
údaje potřebují pro svoji práci, odpovídají, že vlastně ne, ale že je lepší o
zaměstnanci vědět co nejvíce. Takový stav je však v příkrém rozporu nejen se
ZoOU, ale i s dalšími právními předpisy, jako je např. zákon č. 262/2006 Sb.,
zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. Pokusím se v následujících větách
vysvětlit, jaký postup by měli zaměstnavatelé při přijímání zaměstnanců
uplatňovat.
Přijímací řízení by mělo probíhat ve dvou fázích. V té
první se jedná o posouzení vhodnosti uchazeče pro danou pozici. K tomuto
stádiu říká zákoník práce v
§ 30, že zaměstnavatel smí vyžadovat v souvislosti s
jednáním před vznikem pracovního poměru od fyzické osoby, která se u něj uchází
o práci, nebo od jiných osob jen údaje, které bezprostředně souvisejí s
uzavřením pracovní smlouvy. V praxi to znamená, že zaměstnavatel může
požadovat jméno, příjmení, datum narození, kontaktní adresu, vzdělání,
dosavadní praxi, v opodstatněných případech doklad o bezúhonnosti (např. v
případě manipulace s finančními prostředky, práci s dětmi apod.), informaci o
zdravotním stavu nebo těhotenství (např. v případě fyzicky náročné práce, práce
v rizikovém prostředí atd.). Tyto informace může zaměstnavatel vyžadovat také v
případě, že to stanoví zvláštní právní předpis nebo zákoník práce.
Jako nepovinné může zaměstnavatel nabídnout
uchazeči možnost doplnit další údaje, které by ho mohly „doporučit“ na danou
pozici (např. znalost jazyků, řidičský průkaz, různé kurzy, další schopnosti
apod.) a také např. e-mail, číslo telefonu, přechodné bydliště atd. Všechny
tyto kolonky však již musí být označeny jako nepovinné a uchazeč nesmí být
nucen tyto údaje sdělovat.
V případě, že uchazeč není přijat, existují v
zásadě dvě možnosti, jak naložit s osobními údaji, které poskytl. Buď je
zaměstnavatel skartuje či vrátí přímo uchazeči, nebo se s ním dohodne, že si
údaje ponechá pro případnou pozdější nabídku zaměstnání či jiné spolupráce.
V případě, že uchazeč je přijat, sepíše s ním
zaměstnavatel pracovní smlouvu a na základě pracovněprávního vztahu je oprávněn
(v některých případech dokonce povinen) vyžadovat další osobní údaje.
Pracovní smlouva podle
zákoníku práce obsahuje identifikační
údaje zaměstnance (podle správního řádu jméno, příjmení, datum a místo narození
a místo trvalého pobytu). Dále vyplňuje osobní dotazník, v němž uvede:
- pro evidenční listy důchodového pojištění zasílaných na
SSZ § 37 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci
a provádění sociálního zabezpečení:
