Změny v evidenci pracovní doby

     Od 1. 1. 2001 novela starého zákoníku práce, provedená zák. č. 155/2000 Sb., zavedla výslovnou povinnost zaměstnavatele evidovat pracovní dobu. Do té doby tato povinnost upravena nebyla, ačkoliv evidenci pracovní doby musel zaměstnavatel i bez výslovně uložené povinnosti vést, protože vždy musela být podkladem pro poskytování mzdy či platu. Evidence pracovní doby ale slouží nejenom jako podklad pro poskytování mzdy či platu a jejích jednotlivých složek, ale také např. pro sledování maximálně připuštěného limitu výkonu práce přesčas, pracovní pohotovosti a v neposlední řadě i pro sledování dodržování zákoníkem práce stanovených pravidel při rozvržení pracovní doby. Věcný důvod pro evidenci pracovní doby tak na straně zaměstnavatele existoval i před tím, než byla jako povinnost zaměstnateli výslovně uložena.

     Důvodem pro výslovné uložení povinnosti zaměstnavatele pracovní dobu evidovat bylo také oprávnění kontrolních orgánů, v současné době inspekce práce, kontrolovat dodržování ustanovení zákoníku práce upravující maximální délku týdenní pracovní doby, dodržování způsobu jejího rozvrhování, především dodržování povinných přestávek v práci a limitů pro nepřetržitý odpočinek mezi směnami a v týdnu. V neposlední řadě důvodem pro uložení výslovné povinnosti byla i možnost kontroly dodržování nejvýše přípustného rozsahu výkonu práce přesčas. Povinnost evidovat pracovní dobu, která byla ve starém zákoníku práce upravena v § 94, převzal do § 96 i nový zákoník práce.

     Evidence pracovní doby zahrnuje povinnost zaměstnavatele evidovat u každého jednotlivého zaměstnance:

1. odpracovanou:

   • směnu § 78 odst. 1 písm. c) ZP,

   • práci přesčas § 93 ZP,

   • další dohodnutou práci přesčas § 93a ZP,

   • noční práci § 94 ZP,

   • dobu v době pracovní pohotovosti.

2. drženou:

   • pracovní pohotovost v souladu s § 95 odst. 2 ZP.

     Do 31. 12. 2011 postačilo evidovat rozsah shora uvedených skutečností, od 1. 1. 2012 se § 96 odst. 1 ZP doplnil o povinnost zaměstnavatele v evidenci pracovní doby vyznačit začátek a konec evidovaných skutečností. Uložení povinnosti evidovat začátek a konec je významné nejen z důvodu vzniku práva zaměstnance na příplatek (za noční práci, za práci přesčas, za sobotu a neděli a za svátek), které je vázáno na konkrétní kalendářní den nebo denní dobu, ale rovněž pro případ kontroly, zda byly ze strany zaměstnavatele dodrženy jeho povinnosti při poskytování minimálních odpočinků mezi směnami a v týdnu, přestávky v práci na jídlo a oddech, při výkonu práce v den pracovního klidu a podmínek rozhodných pro výkon práce v noci. Povinnost zaměstnavatele se tak od 1. 1. 2012 rozšířila.

     Od 1. 1. 2012 došlo i k formulační úpravě. Do 31. 12. 2011 v § 96 odst. 1 písm. a) ZP uvedený pojem „pracovní doba“ se nahradil pojmem „směna“. Došlo tak ke zpřesnění označení skutečnosti, kterou má zaměstnavatel evidovat. Většina zaměstnavatelů ale v kontextu právní úpravy pod pojmem „pracovní doba“ i do 31. 12. 2011 evidovala odpracované směny. Pojem pracovní doba je ale významově širší a zahrnuje jak směnu, tak i práci přesčas, což by při důsledném používání pojmů znamenalo, že práce přesčas by se evidovala dvakrát. Směna je vymezena § 78 odst. 1 písm. c) ZP jako část pracovní doby bez práce přesčas, kterou je zaměstnanec povinen na základě předem stanoveného rozvrhu pracovních směn odpracovat. Zaměstnavatel je tak od 1. 1. 2012 povinen evidovat s vyznačením začátku a konce i jednotlivé směny.

     Neplnění povinnosti zaměstnavatele vést evidenci pracovní doby v členění podle jednotlivých skutečností je porušením pracovněprávních předpisů a zaměstnavatel se nevedením dopouští buď přestupku na úseku pracovní doby podle § 15 odst. 1 písm. l) zákona č. 251/2005 Sb., je-li fyzickou osobou, nebo správního deliktu podle § 28 odst. 1 písm. l) téhož zákona, je-li právnickou osobou. Nesplnění povinnosti může inspekce práce u přestupku i u správního deliktu sankcionovat uložením pokuty až do výše 400 000 Kč.

     Způsob evidence pracovní doby zákoník práce nestanovil a ani nově od 1. 1. 2012 nestanoví a záleží výhradně na rozhodnutí zaměstnavatele, jaký způsob evidence zvolí. Právní úprava neurčuje ani nepřímo formální požadavky na způsob evidence. Ke stejnému závěru dospěl i Nejvyšší soud ve svém rozhodnutí sp. zn. 21 Cdo 1916/2004 ze dne 5. 11. 2004. Zaměstnavatel proto může podle svých konkrétních podmínek daných zpravidla jeho velikostí a počtem zaměstnanců, způsobem organizace práce apod. zvolit jakýkoliv způsob evidence vyžadovaných skutečností. Zákoník práce ani neukládá, že evidence musí být vedena v písemné formě, je proto možné evidenci vést i elektronicky, na základě počítačového programu apod. Zaměstnavatel má právo rozhodnout o způsobu evidence tak, aby jej na jednu stranu nepřiměřeně nezatěžoval, ale na druhou stranu aby zvolený způsob evidence pracovní doby byl průkazný a vypovídal o tom, zda zaměstnanec odpracoval směnu, případně pouze její část, od kdy do kdy, zda konal práci přesčas, v jakém rozsahu od kdy do kdy atd. Při volbě způsobu evidence pracovní doby musí zaměstnavatel zohlednit také to, že je mu uložena povinnost umožnit nahlédnout na základě žádosti zaměstnance do evidence jeho pracovní doby a pořizovat si z ní výpisy, popřípadě stejnopisy na náklady zaměstnavatele. Bude-li evidence pracovní doby vedena jiným způsobem než písemnou formou, musí zaměstnavatel zajistit pro zaměstnance jak možnost nahlížení do ní, tak i možnost pořídit z takto vedené evidence výpis. Výpis vždy znamená písemně zachycený výstup z evidence.

     Nově od 1. 1. 2012 uložená povinnost evidovat začátek a konec jak odpracovaných směn, práce přesčas, další dohodnuté práce přesčas, noční práce a odpracované doby v době pracovní pohotovosti, tak i držené pracovní pohotovosti, vyžaduje od zaměstnavatele změnu způsobu evidence požadovaných skutečností, pokud evidenci již s ohledem na tyto skutečnosti nevedl i před 1. 1. 2012. Nedostatečným způsobem evidence pracovní doby od 1. 1. 2012 je např. vedení evidence tak, že u jednotlivého dne bude mít zaměstnanec uvedeno, že odpracoval osmihodinovou pracovní směnu a že vykonal dvě hodiny práce přesčas. Tento způsob evidence, ačkoliv do 31. 12. 2011 byl dostačující, není od 1. 1. 2012 možný, protože evidence musí obsahovat u všech evidovaných skutečností jejich začátek a konec. Začátek a konec se vyznačuje uvedením konkrétního času (hodiny). Ačkoliv se může zdát, že evidenční povinnost je uložena ve velkém rozsahu a zaměstnavatele neúměrně evidenčně zatěžuje, domnívám se, že tomu tak není, a to i z důvodů, které jsou uvedeny v úvodu. Alespoň pro účely odměňování musí totiž zaměstnavatel nutně evidovat odpracovanou dobu podle jednotlivých skutečností, např. zda se jedná o práci přesčas, o výkon práce v noci, případně výkon práce ve svátek, o sobotách či nedělích tak, aby měl přesné podklady pro poskytování mzdy nebo platu. Evidovat skutečnosti proto musí zaměstnavatel nikoliv pouze proto, že je mu to pro kontrolní účely uloženo zákoníkem práce, ale také proto, že tyto skutečnosti potřebuje i pro plnění jiných povinností.

     Je nutné rozlišovat evidenci pracovní doby, jak ji má na mysli ustanovení § 96 ZP, a evidenci docházky do zaměstnání. Evidence docházky, která je zpravidla evidována nejčastěji ručními záznamy zaměstnanců do knih docházky, anebo prostřednictvím čipových karet, zaznamenává přítomnost zaměstnance na pracovišti nebo v objektu, kde k výkonu práce dochází, není však dokladem o délce odpracované pracovní doby. Teprve na základě této docházky musí zaměstnavatel evidovat odpracovanou směnu, práci přesčas, noční práci a dobu pracovní pohotovosti s potvrzením počátku a konce, tj. svým rozhodnutím musí potvrdit, že doba byla skutečně v určeném rozsahu a době odpracována. Evidence docházky a evidence pracovní doby jsou dvě rozdílné skutečnosti, protože evidence docházky pouze prokazuje to, že se…